Содержание
В среднем, руководитель работает около 300 дней в году и 14 часов в сутки, что в сумме дает 4200 ежегодных часов работы. Создается впечатление, что это куча времени, однако на самом деле его недостаточно.
Около 30% этого времени тратится на обработку электронной почты, еще треть — на разные встречи, и в результате производительность большинства рабочих часов сводится на нет.
Поэтому для максимизации собственной производительности важно обратить внимание на восемь важных стратегий, которые помогут оптимизировать рабочее время для вашей организации.
Эффективности и оптимизации рабочего времени
1. Научитесь отказывать
С развитием вашей компании к вам все больше будут обращаться люди или с предложениями встретиться на чашку кофе, или с просьбами об одолжении… Это — медленная смерть. В определенный момент к вам точно обратится старый друг детства, с которым вы не держали связь более 20 лет, с просьбой познакомить его с вашими влиятельными друзьями из фейсбука. Именно в таких случаях вам понадобится умение отказывать.
Конечно, отказывать бывает трудно. Если вы стали успешным в своем деле во многом благодаря другим людям, вы будете стремиться отблагодарить помощью и другим, но все же необходимо очертить границу своей благодарности. В ситуациях, требующих чрезмерного альтруизма, в этом помогут шаблонные письма. Создайте ряд шаблонов отказов и присылайте их людям, помощь которым или встреча с которыми потенциально усложнит ваш график работы, став на пути выполнению более важных задач.
Читайте также – Как планировать непредвиденные расходы?
2. Оптимизируйте обработку электронных писем
Для увеличения производительности работы необходимо выбрать оптимальную стратегию обработки электронных писем. Таких стратегий в основном три:
Обработка писем по мере их поступления. Для этого необходимо держать страницу электронной почты открытой весь день, отвечая на каждое письмо сразу же после его получения — что, впрочем, будет мешать сосредоточиться на серьезных проектах, ведь постоянно будет вас отвлекать.
Проверка электронной почты фиксированное количество раз (например, два или четыре) в течение дня.
Для проверки почты можно воспользоваться помощью реального или виртуального ассистента, который будет сортировать письма по важности и отмечать те, что действительно требуют внимания.
Наиболее оптимальной из этих стратегий является третья, однако при отсутствии ассистента можно выбрать и вторую, которая также является достаточно эффективной, поскольку позволяет сосредоточиться на задачах, которые требуют абсолютного внимания. Постоянное же переключение между контекстами, что предполагает первая стратегия, снизит качество выполнения всех задач.
Полезно также принять во внимание следующие базовые алгоритмы обработки писем: если можете ответить на письмо за две минуты, сделайте это немедленно; если письмо требует больше времени, переместите его в свой менеджер задач для более поздней обработки. Так можно упорядочить задачи и электронные письма по приоритетности, не тратя большинство времени именно на почту.
3. Сбалансируйте свою энергию
Одной из ключевых проблем современности является сидячий образ жизни, ведь для того, чтобы держать свой организм в тонусе, людям необходимо двигаться. Движение способствует более эффективному функционированию в течение дня, помогая чувствовать себя полными энергии. Поэтому людям, чьи профессии связаны с преимущественно сидячим образом жизни, важно сочетать свои рабочие обязанности с физическими нагрузками. Так, например, полезно выполнять небольшие физические упражнения (в сети нетрудно найти целые комплексы упражнений на разные группы мышц, требующие не более 7 минут в день).
При этом, однако, сбалансирование энергии связано не только с необходимостью в физических нагрузках, но и с пониманием вашего внутреннего ритма. Не новость, что все люди по-разному чувствуют себя в течение дня. В частности, некоторые переживают пик своей производительности в первой половине дня, другие — во второй. Важно принять во внимание особенности собственного организма, составляя свой дневной график. Стоит помнить и о важности перерывов, в течение которых вы вообще не будете говорить и думать о работе, а полностью переключите свое внимание, например, на прогулку или прослушивание музыки.
4. Составляйте описания своих практик
Крайне полезно составлять подробные описания того, что вам необходимо делать более трех раз в течение дня. Это позволит создать удобный алгоритм действий, который вы сможете передать своим коллегам для того, чтобы они брали с вас пример. Так вы повысите свою производительность и не будете тратить время на объяснение того, как выполнять то или иное задание. Такие записи позволят систематизировать деятельность вашей организации, предоставляя базовые алгоритмы выполнения ключевых задач.
5. Берите максимум от внешних встреч
Встречаясь с людьми, важными для развития вашего дела, используйте шанс взять от них максимум информации, что будет способствовать вашему совершенствованию. Ставьте конкретные вопросы, которые помогут улучшить сотрудничество с ними. Используйте справочно-правовую систему Гарант – https://garant-pr.ru/system/ , которая закроет все правовые моменты при работе. В частности, очень ценно выяснить, с какими профессиональными трудностями сталкиваются ваши клиенты. Зная потребности клиентов ваших клиентов, вы сможете помочь собственным клиентам решать связанные с этим проблемы.
Кроме того, для укрепления коммуникации очень ценно сочетать личное и профессиональное. Даже простые вопросы типа планов по отпуску способствуют укреплению ваших связей. Запоминайте ответы ваших клиентов, демонстрируя это в дальнейшем общении. Например, если клиент любит велопрогулки, пришлите ему хороший веломаршрут. Такие детали заметно влияют на сотрудничество.
6. Оптимизируйте внутренние встречи
Стартап-команды проводят много встреч, число которых целесообразно уменьшить. В частности, необходимо заменить встречи о состоянии работы обычным отчетом, который ваша команда будет читать раз в неделю в Google Docs.
Одной из ключевых проблем стартапов является также длительное мучение перед принятием обратных решений. Все обратные решения принимайте быстро, предварительно проанализировав необходимую информацию. Принятие необратимых решений требует больше времени на обсуждение, к которому следует привлечь своих советников и дирекцию. Однако и в таких ситуациях не затягивайте процесс, ведь одним из ключевых преимуществ стартапа является мобильность, что позволяет быстрое внесение корректив.
7. Задействуйте ассистентов
Технологии существенно повышают производительность, однако и они имеют пределы. По этой причине следует пользоваться помощью реального ассистента, и желательно, чтобы он работал с вами в одном офисе. Виртуальные программы-ассистенты и сервисы вроде TaskRabbit очень эффективны в выполнении конкретного ряда задач, однако они не помогут вам принимать решения. Реальный ассистент значительно расширит ваши возможности, в частности, направляя от вас подарки, составляя ваше расписание и тому подобное.
8. Общайтесь со своей командой
Чтобы повысить эффективность работы вашей команды, часто нужно улучшить условия ее труда. Поэтому очень важно поддерживать связь со своими коллегами, задавая им правильные вопросы. Одними из важнейших вопросов являются:
Что мешает вам делать больше?
Какие препятствия в вашей работе я могу устранить?
Какие ресурсы или процессы позволили бы вам работать максимально быстро?
Очень часто члены вашей команды попадают в ситуации, которые требуют от них чрезмерного перфекционизма или ответственности, мешая двигаться дальше в работе. Одной из таких ситуаций является, например, необходимость отказать важному для вашей организации контакту. Именно поэтому необходимо принимать все рискованные решения на себя. 80% ваших дел должны касаться непосредственно наиболее рискованных и важных задач вашей организации, и только 20% — менее значимых дел. Не ставьте свою команду в ситуации, требующие от них чрезмерной ответственности. Скорость — ключ к развитию вашей организации, а чрезмерная ответственность часто замедляет работу.
Все эти простые стратегии позволяют оптимизировать использование 70% вашего рабочего времени. Благодаря им вы сможете тратить меньше времени на встречи и электронную почту, и что самое важное — вы наконец сосредоточитесь на действительно важных делах, вдохновляя людей, заключая сделки и изменяя мир.